Reconozco que no deja de sorprenderme que aún sigamos pensando qué es mejor prohibir que asumir nuestra incapacidad para utilizar PowerPoint.

En lugar de prohibirlo, deberíamos asumir que no sabemos utilizar la potencialidad del power point, una de las herramientas más potentes de la comunicación.

Evidentemente, esto dicho por mi, experta en power point y con un proyecto empresarial que ha nacido para enseñar a diseñar presentaciones eficaces puede ser sospechoso, lo admito… así que a continuación expondré mis razones en defensa del PowerPoint  y lo mostraré más abajo visualmente reconociendo de antemano que estoy totalmente de acuerdo con el fondo de la decisión de Jeff Bezos en esta prohibición; abusamos del power point, abusamos de presentaciones aburridas, abusamos de los bullet ( en mi caso, creo que la ultima vez que los use fue en el siglo pasado!) .

El fundador de Amazon ofrece una alternativa para que las ideas o estrategias a llevar a cabo sean entendidas de forma más clara por los asistentes: los memos, paper o ensayos (de seis páginas como máximo). Bien, por supuesto!!, pero y aquí viene el pero, ¿siempre?. Me temo que esto no soluciona el problema sino que incluso puede agravarlo, la persona que no tiene aún las habilidades y es monótono y aburrido lo va a seguir siendo con paper o ensayos.

Efectivamente se abusa del power point en las empresas (y lo digo por experiencia)  frente a otros materiales o herramientas y esto ocurre porque olvidamos el ingrediente principal de cualquier acto de comunicación y este es ni más ni menos el objetivo que se persigue, el ¿para qué la haces? , ¿el que quieres conseguir? ,  el ¿que necesitas que haga la audiencia cuando salga de la sala? . 

Creo que tenemos a nuestra disposición muchas herramientas y recursos para comunicar con la audiencia y todas son útiles en función del objetivo que se pretende en esa comunicación, de hecho en una presentación deberíamos usar todos los recursos que pueden ayudarnos a que el mensaje llegue ; pizarra, relatos, anécdotas, videos, música.

Hay un dicho que dice que «una imagen vale más que mil palabras» y no puedo estar más de acuerdo. Estamos biológicamente preparados para procesar las imágenes de una manera más rápida que los textos (60.000 veces más veloz); estas también nos ayudan a retener mucha más información, de hecho recordamos más lo que vemos que lo que oímos o leemos. (80% de lo que vemos, el 20% de lo que leemos y el 10% de lo que oímos, según un estudio de Business2Community). Ademas y aunque no seamos conscientes, pensamos en imágenes  en jpeg.

Nuestros pensamientos son imágenes que construimos en nuestra mente a través de nuestra memoria asociativa. No pensamos en letras, ni palabras ni frases, sino en imágenes.  

Pero veamos un ejemplo. Vamos a imaginar que tengo que presentar esta noticia que he encontrado en eleconomista.es . Tengo dos modos de hacerlo…

De esta forma...es decir, copiando el texto y añadiendo bullets como en esta imagen…

…o me lo curro y extraigo lo esencial de la noticia y utilizando elementos visuales, aportando el resto de la información de manera verbal.

La información es lo mismo.. pero (aunque no tengas la parte verbal)… ¿cuál crees que es más efectiva?  ¿cuál te da menos pereza? ¿ cuál te aburre menos?  ¿cuál recordarías más?.. pues eso.

No se debe usar el PowerPoint para todo. Ese es el error. Si lo que vas a hacer es leer la presentación a la audiencia, ¡¡por favor!!, envía un mail y ahorra tiempo y energía a los asistentes.

PowerPoint tiene un potencial enorme (como otros recursos de comunicación) solo nos falta asumir que aún después de 35 años desde su nacimiento no sabemos sacarle todo el partido.  No lo subamos a los altares ni lo enterremos bajo tierra, simplemente démosle  su lugar. 

Es un recurso eficaz para conectar con la audiencia, para facilitarles la comprensión y el recuerdo de información, para conectar emocionalmente con ellos, para estructurar un mensaje, para apoyar (no sustituir) al presentador, para … comunicar visualmente.