Y de esta es la que me quiero ocupar en este post ya que uno de los errores que he visto y que sigo viendo es la utilización de la misma presentación para exponer que para enviar por mail.

Una presentación para hacer una ponencia o exponer un tema a una audiencia debe ser muy visual, con poco texto y con un formato que incluye efectos, animaciones y transiciones para ayudar al ponente a entregar el mensaje.  No es necesario que todo el contenido este en cada diapositiva porque para eso está el ponente hablando.  La presentación es un apoyo visual para dar fuerza y sostener las palabras que el ponente emite ante su audiencia. El público necesita de la palabra, gestos, sonrisas, silencio del ponente para entender lo que está viendo en pantalla.

En la exposición de una presentación el ponente y el PowerPoint bailan al mismo ritmo.

Una presentación para enviar por mail es otra cosa.  La figura del ponente ya no está, no hay nadie para dar vida a la presentación En este caso los efectos y animaciones siguen ayudando a entregar poco a poco toda la información que debe mostrarse de manera limpia y ordenada.

En una presentación enviada por mail, el PowerPoint baila solo con la audiencia, aunque los pasos de ese baile los ha diseñado previamente el creador de esa presentación.

Veamos un ejemplo.

El otro día di una ponencia sobre el diseño de presentaciones.  No voy a reproducirla aquí entera por lo que te traigo solo un par de diapositivas que utilice.

“Una presentación no es un Excel, es mucho más. Imagínate que tienes invitados en casa, que preparas la mesa, el vino, el agua, el aperitivo. Todo perfecto. Entonces los comensales se sientan a la mesa y sirves una bandeja de pasta cruda.  ¿Te imaginas la cara de tus invitados?  Se han molestado en ir hasta tu casa para pasar un buen rato y disfrutar de una comida rica y le presentas un plato de pasta sin hervir.  ¿Qué van a hacer con ella? Pues el más caradura o con más hambre .. Te pediría un cazo y se iría a la cocina a hervirla… otros se darían a la bebida .. Y otros no pararían de comer pan .. Por lo menos se echan algo al estomago. 😉 La presentaciones sosas, abrumadoras y llenas de datos son pasta sin cocinar»

Para pasar a esta segunda diapositiva dónde decía:

“Una presentación es mucho más, una presentaciónhay que cocinarla. Hay que remangarse y meterse en la cocina; elegir la receta que sabes les va a gustar a tus invitados extrayendo la información que vas a mostrar. Recetas de pasta hay miles y no tienes que hacer todas. Comprar los ingredientes que combinen a la perfección buscando la información necesaria que apoye tu mensaje, Cocinarla despacio con cariño poniendo cada ingrediente en su momento justo para que el resultado global se impactante Servir el plato con poca cantidad para que sea digerible (si luego quieren repetir se le sirve más, ya lo tienes hecho) y presentar el plato de una manera limpia, atractiva y elegante, que les sorprendan para que no lo olviden. 

Una presentación es ese trabajo de cocina y preparación y diseño del plato para que la audiencia, tus invitados solo tenga que disfrutar de la comida. En la cocina se queda el cazo, más información por si quieren más y todos los cacharros de cocina sucios con los restos de información que no necesitamos.  HAY QUE ENTRAR EN LA COCINA“

Ahora bien .. si esta misma presentación tuviera que enviarla por mail a alguien, nunca, nunca le enviaría este formato.

En base a esta estructura y diseño crearía otra presentación más amplia que incluya el contenido para que pueda entenderse. Yo ya no estoy ahí para contarlo así que necesito de las palabras para que el mensaje llegue.

Haría algo así:

Hacer dos presentaciones evidentemente es más trabajo, lo sé, pero el resultado merece la pena. Con este trabajo extra demuestras profesionalidad y respeto por tu audiencia. Ademas no se trata de empezar desde 0. Diseña primero la presentación «formato enviar» y cuando la tengas lista solo tienes que transformarla para que tu exposición sea impactante.

Usa la misma para todo tiene dos consecuencias:

– Si usas la presentación “formato exposición” para enviarla en pdf, el receptor no la va a entender y es una pena que pierdas esa oportunidad.

– Y si usas la presentación “formato envío” para exponer no es efectiva y la audiencia pensará para que está el ponente y porque no les ha ahorrado el trabajo de ir hasta la sala si podrían haberlo leído ellos solitos.  ¿No crees?

En resumen…dos presentaciones mejor que una y de la mano. Adapta tu presentación a la forma de envío para conseguir tu objetivo.